Il verbale dell’assemblea

Come si fa il verbale dell’assemblea? Chi lo deve fare? Quali poteri hanno i condomini sul contenuto che lo stesso verbale deve avere? Che valore di prova  ha il verbale di assemblea? È ancora Quali sono i suoi requisiti di validità?
Sono numerose le domande che possiamo farci sul verbale di assemblea e tante e articolate sono le risposte. Rispondiamo oggi a tre prime domande o temi. Nelle prossime puntate risponderemo alle tante altre che possiamo porre sul verbale dell’assemblea.

L’importanza del verbale

Il verbale dell’assemblea è uno dei documenti più importanti nella vita giuridica del condominio: le decisioni che si assumono nel condominio vengono prese in assemblea nella stragrande maggioranza dei casi e quindi l’accuratezza, la precisione, la regolarità del verbale, di come ogni verbale viene redatto, è condizione essenziale per poter godere all’interno del condominio di un minimo di certezza in ordine ai rapporti che vi si svolgono.

Capita a volte di vedere verbali molto vecchi scritti in modo confuso magari non firmati da alcuno, semplicemente dattiloscritti, o privi di indicazioni importanti. Ognuna di queste eventualità proietta un cono oscuro di incertezza sulla vita del condominio. Da evitare.

Chi fa il verbale?

Vediamo prima di tutto quindi chi fa il verbale.

Il verbale deve essere redatto dal segretario che, abbiamo visto, viene nominato a maggioranza di teste all’inizio della riunione insieme al presidente dell’assemblea. La verbalizzazione, tuttavia, non è onere del segretario, tenuto per così dire alla funzione amanuense, ma principalmente del presidente che deve dare indicazioni al segretario su quali siano le cose che il segretario debba fermare nello scritto.

Il presidente ha ruolo di conduttore della riunione, è lui che dà la parola ai condomini e la toglie e, quanto al verbale, è il presidente che cura di sintetizzare le dichiarazioni dei condomini. Ciò non impedisce ovviamente che sia lo stesso condomino a dettare a verbale la propria dichiarazione e ha senz’altro diritto di farlo a condizione che ciò che ritiene debba essere verbalizzato sia breve.  Il riferimento alla brevità delle dichiarazioni dei condomini a verbale è fatto dal nuovo articolo 1130 n. 7 del codice civile (“nel registro sono annotate (...) le brevi dichiarazioni dei condomini che ne hanno fatto richiesta”).

Quando deve essere fatto? (una nota sul cosiddetto verbale “postumo”)

Ma ora facciamo un passo indietro e parliamo invece di un’eventualità assai frequente. L’assemblea viene convocata, i condomini si incontrano, discutono, votano, approvano o respingono le varie proposte di delibera, e l’amministratore, nel frattempo, non fa che prendere alcuni appunti sullo svolgimento della riunione; nei giorni successivi prepara il verbale e lo invia ai condomini.

È una prassi largamente conosciuta soprattutto nei condomini in cui il livello di conflittualità è basso e la capacità dei condomini di confluire in decisioni unanimi o ampiamente condivise riduce di molto la possibilità di contestazioni. In quei casi è, diciamo, se non ragionevole perlomeno corrispondente a una certa pragmaticissima razionalità, la decisione di redigere il verbale in un tempo successivo. Ma tale prassi a rigore non è corretta. È la natura stessa dell’atto a dirci come e quando deve essere fatto. Si chiama processo verbale, non solo nel diritto condominiale, ma in tutto il diritto, quell’atto che viene redatto per documentare lo svolgimento di una attività giuridicamente rilevante durante lo svolgimento della stessa attività. La caratteristica principale quindi del verbale è quella di essere redatto durante la riunione: la decisione di farlo fare dopo può essere corretta solo se condivisa da tutti i presenti. Se uno solo vuole, se uno solo lo chiede, il verbale deve essere fatto subito, così tutti i presenti possono controllare, durante la verbalizzazione, la corrispondenza di ciò che viene scritto a ciò che sta accadendo.

Abbiamo appena iniziato, sulle altre questioni relative al verbale torneremo, ripeto, nelle prossime puntate del nostro piccolo “corso”.